einvoice/docs/beispiel-workflow-halian.md

Beispiel: Halian GmbH – Oktober 2026

Fiktiver Ablauf vom Konsolenaufruf bis zum Versand über dein Mailprogramm. Es wird durch diese Dokumentation keine Rechnung erstellt und keine E-Mail versendet.

Für das Beispiel nehmen wir 120 tatsächlich geleistete Stunden an. „85 EUR all in“ bedeutet hier 85 EUR netto pro Stunde einschließlich aller Nebenkosten, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Falls vertraglich 85 EUR einschließlich Umsatzsteuer vereinbart sind, passt dieser Nettopreis nicht; zuerst die Preisbasis klären. Die Rechnungsanschrift und etwaige Bestellnummer müssen aus dem Auftrag stammen; hier wird keine reale Halian-Anschrift behauptet. invoice@halian.com ist die für dieses Beispiel von dir vorgegebene Versandadresse, keine unabhängig geprüfte Adresse.

1. Rechnung erzeugen

Nach Abschluss des Leistungsmonats, im Beispiel am 31.10.2026:

cd /home/johannes/localdev/einvoice

einvoice --create \
  --Customer "Halian GmbH" \
  --Entry "C# Entwicklung Bank Projekt – Geleistete Stunden Oktober 2026" \
  --Volume 120 \
  --Price "85,00 €" \
  --Month 2026-10 \
  --Date 2026-10-31 \
  --DueDays 30

Stunden, Preis, Datum und Zahlungsziel für eine echte Rechnung entsprechend dem Auftrag anpassen. Bei einem neuen Kunden fragt die Konsole Straße/Hausnummer, Postleitzahl und Ort ab. Dort die vollständige Rechnungsanschrift laut Auftrag angeben. Sie wird lokal gespeichert; bei weiteren Rechnungen reicht derselbe Kundenname. Bei Bedarf --OrderReference "BESTELLNUMMER-LAUT-AUFTRAG" ergänzen. Keine erfundene Bestellnummer übernehmen.

Die Nummer wird automatisch vergeben. Angenommen, die Konsole meldet JR-2026-0001 (deine tatsächliche Nummer kann abweichen):

Rechnungsdaten vollständig: JR-2026-0001 · Halian GmbH
PDF/A und strukturierte Rechnungsdaten werden erzeugt …
Rechnung validiert: PDF/A und EN16931-XML technisch gültig.
Rechnung erzeugt · Netto: 10.200,00 EUR · USt: 1.938,00 EUR · Brutto: 12.138,00 EUR
Leistung: 2026-10-01 bis 2026-10-31
PDF zum Anhängen an deine E-Mail:
…/Rechnung_JR-2026-0001_…/Rechnung_JR-2026-0001.pdf

Das Zahlungsziel ist im Beispiel 30.11.2026. Die Konsole nennt zusätzlich den Prüfbericht. Bei einem Fehler erst den Entwurf korrigieren und erneut validieren; keine Sichtkopie als Ersatz versenden.

2. PDF prüfen und im Mailprogramm anhängen

1. Die unter „PDF zum Anhängen an deine E-Mail“ ausgegebene Datei öffnen. Kundenanschrift, Projekt, tatsächliche Stunden, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Bankverbindung und Gesamtbetrag prüfen.
2. Im Mailprogramm eine neue Nachricht mit Absender johannes@jr-it-services.de an invoice@halian.com anlegen.
3. Die ausgegebene Rechnung_<tatsächliche Nummer>.pdf im Dateimanager markieren und per Drag-and-drop in die Nachricht ziehen. Alternativ über die Büroklammer „Datei anhängen“ auswählen; im Dateiauswahldialog den vollständigen PDF-Pfad aus der Konsole einfügen. Den Pfad in den Mailtext zu kopieren hängt die Datei nicht an.
4. Prüfen, dass die Nachricht einen PDF-Anhang mit dem richtigen Dateinamen enthält. Die Originaldatei anhängen; nicht neu als PDF drucken oder konvertieren. Das strukturierte XML ist bereits eingebettet. out/invoice.pdf ist nur die Sichtkopie.

Betreff – Rechnungsnummer durch die tatsächlich ausgegebene Nummer ersetzen:

Rechnung JR-2026-0001 | Oktober 2026 | C# Entwicklung Bank Projekt

Textvorschlag:

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie meine Rechnung JR-2026-0001 für das Projekt
„C# Entwicklung Bank Projekt“ im Leistungszeitraum 01.10.2026 bis 31.10.2026.

Abgerechnet werden 120 Stunden zu 85,00 EUR netto pro Stunde.
Der Rechnungsbetrag beträgt 12.138,00 EUR einschließlich 19 % Umsatzsteuer.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30.11.2026 unter Angabe der
Rechnungsnummer auf das in der Rechnung genannte Konto.

Die Rechnung ist als ZUGFeRD/Factur-X-PDF mit eingebetteten strukturierten
Rechnungsdaten beigefügt.

Vielen Dank und freundliche Grüße
Johannes Rest
JR IT Services
johannes@jr-it-services.de

3. Absenden und ablegen

Empfängeradresse mit dem Auftrag abgleichen und Betreff, Text, tatsächliche Rechnungsnummer und Anhang noch einmal vergleichen. Bei vereinbartem Stundennachweis diesen zusätzlich beifügen. Anschließend im Mailprogramm „Senden“ wählen.

Die gesendete Originalmail samt Anhang und vollständigen Rechnungsordner mit XML, Prüfbericht und Prüfsummen in der gesicherten Ablage aufbewahren. Eine Kopie im Gesendet-Ordner belegt noch keine Annahme beim Empfänger; Rückläufer bzw. Empfangsbestätigungen berücksichtigen. Versandte Rechnungen nicht überschreiben.

Optional: E-Mail-Entwurf bereits mit Anhang erzeugen

Statt die Datei manuell anzuhängen, kann der vorhandene Rechnungsordner an den Mailentwurfsbefehl übergeben werden. Im folgenden Beispiel den Platzhalter durch den vollständigen tatsächlichen Rechnungsordner ersetzen, nicht durch den PDF-Pfad:

/home/johannes/localdev/einvoice/.venv/bin/jr-einvoice email \
  "/VOLLSTAENDIGER/PFAD/ZUM/RECHNUNGSORDNER" \
  --to invoice@halian.com

Der Befehl erzeugt und validiert erneut und legt out/invoice.eml an. Diese Datei im Mailprogramm als Entwurf öffnen (ggf. „Als neue Nachricht bearbeiten“). Absender, Empfänger und PDF-Anhang sind vorbereitet; Projektbetreff und ausführlichen Text oben bei Bedarf einsetzen, denn der automatische Entwurf verwendet einen allgemeinen Rechnungsbetreff und einen kürzeren Standardtext. Prüfen und anschließend selbst absenden. Der Befehl versendet nicht automatisch.

Wenn dein Mailprogramm EML-Dateien nur anzeigt, den manuellen Ablauf mit einer neuen Nachricht verwenden. Zum Erstellen einer Rechnung genügt einvoice --create; der EML-Schritt ist eine optionale Versandhilfe.